Corporate Design

Ein einheitliches Erscheinungsbild ist für die Arbeit für SEWA in zwei Bereichen/aus zwei Gründen von großer Bedeutung

1. Vereinheitlichung und Vereinfachung der internen Kommunikation

1. Professionalisierung des Auftretens gegenüber Außenstehenden (insbesondere Institutionen, Partnern und Spendern)

Verbindliche Regeln für die Außendarstellung sind im SEWA Styleguide festgelegt:

sewa-cd_styleguide.pdf

Die aktuellen Logo- und Vorlagendateien (derzeit: Version 6, „v6“, vom 06.12.2017) sind hier verfügbar::

sewa-cd_v6.zip

sewa-cd_v5.zip

sewa-cd_v4.zip

• Standard-Schriftart für alle SEWA-Angelegenheiten ist (bis auf begründete Ausnahmefälle) ARIAL

Die Berliner Agentur derLeuschner hat für SEWA ein professionelles Design ausgearbeitet, dass in der Außendarstellung verbindlich eingesetzt werden muss. Die Regeln für die Anwendung sind im Styleguide (enthalten im Vorlagen-Set) festgeschrieben, Abweichungen sind nur in Ausnahmefällen und in Absprache mit dem Säulenverantowrtlichen möglich. Wesentliche Element, die festestehen, sind:

• Schrift

• Farben

• Verwendung von Schriftzug und Farben

• Verwendung von Bildern

Um die Umsetzung zu Erleichtern, gibt es Vorlagen-Set mit Standard-Vorlagen für den externen Gebrauch (Brief, Bericht, Präsentation). Selbstverständlich können gerne Vorlagen verbessert oder neu entworfen werden, bitte aber nur in Rücksprache mit dem Verantwortlichen!

Für interne Berichte bestehen ebenfalls Standardvorlagen, die besonders einfach und klar gehalten sind. Weitere Vorlagen für die Anforderungen der Praxis sind hier erwünscht, sollten aber stets von den bestehenden abgeleitet und abgeklärt werden (wenngleich hier der Maßstab nicht so streng ist wie in der Außendarstellung).

Auch in der externen, vor allem aber in der internen Kommunikation laufen viele Verständigungen vor allem über Mail. Daraus resultiert der Anspruch, dass der Mailverkehr möglichst professionell und effizient ablaufen sollte. Folgende Regeln sollen uns dabei helfen:

• einheitlicher Absender „Vorname Nachname | SEWA“

• einheitlicher Mailfooter wie in den Vorlagen definiert wobei nur die Angaben genutzt werden müssen, die individuell gewünscht sind

Für den internen Verehr gilt zusätzlich:

• Nennung von Projekt (falls gegeben) mit offizieller Nummer und Bennenung (wie auf Wiki-Startseite) in eckigen Klammern und Thema im Betreff » Beispiel: [01CIP] Kreditrückholung März

• Alle Empfänger, an die die Nachricht gerichtet ist bzw. die sie auf jeden Fall lesen sollen, kommen in AN und werden in der Anrede namentlich genannt » Hallo Hemlut, hi Erna, …

• Alle Aktiven, für die der Inhalt interessant sein könnte, die über den Informationsfluss Bescheid wissen sollten oder die für den betreffenden Bereich zuständig sind, kommen in CC und können namentlich genannt werden » z.B. bei ADA-Mails: Sebastian und Philip, „Sebastian, Philip zur Kenntnis“

• Klare Gliederung der Mail nach Themen, bei vielen/großen unterschiedlichen Themen eher auf mehrere Mails verteilen; Unterteilung durch Unterüberschriften verdeutlichen » z.B. FINANZSITUATION

• Wenn bestimmte Passagen/Fragen/Aufforderungen in einer Mail an mehrere Empfänger speziell auf bestimmte Adressaten zielen sollten diese direkt angesprochen und deren Namen durch GROSSBUCHSTABEN hervorgehoben werden » Verstanden, HANNES und MARKUS?

• Bei Antworten und Weiterleitungen sollte die Originalmail erhalten bleiben, damit die gesamte Korrespondenz und der Bezug auch für Leser klar werden, die nicht voll im Thema sind

Für SEWA ist die Einhaltung solcher verbindlicher, einheitlicher Regeln besonders wegen der komplexen Vereinsstruktur von großer Bedeutung; in keinem Fall aber soll ein starres Konstrukt Kommunikation verhindern oder Kreativität erdrücken. Überlegt also selbst, was angemessen ist, und macht im Zweifelsfall lieber das Nötige, als vor Angst vor dem Falschen gar nichts zu tun!

PS: Ja, ich studiere Mathematik… (O-Ton Prof: „Da ist Struktur drin!“) — Jann Spiess 2007/06/16 21:50